Que vous soyez un professionnel de l’événementiel ou un novice dans le secteur, l’organisation d’un concert est à votre portée. Certes, cela demande du bon sens et de la motivation. Cependant, avec les bonnes techniques, vous ne manquerez pas de réussir à créer votre événement. Billetterie, sponsors, matériel de sonorisation… Nous vous invitons à découvrir dans cet article les impératifs à connaître pour assurer le succès de votre projet.
Les bases de l’organisation d’un concert
L’anticipation est la clé pour une organisation réussie. Pensez au moindre détail dès le début pour organiser votre événement, comme le fait de créer une billetterie en ligne par exemple.
Commencez par l’analyse des chiffres, notamment le budget à allouer à l’organisation. Évoquez dès la première négociation la manière de rémunérer l’artiste : en pourcentage de vente de billets ou autres. Incluez dans votre budget les éventuelles dépenses comme la location de la salle, du matériel, de la sonorisation…
Procédez ensuite par étape. Il convient de :
- trouver le lieu du concert (MJC, bar, plein air, cafés-concerts…),
- négocier avec le groupe (la rémunération),
- mettre en place une équipe consciencieuse et fiable,
- organiser la prise en charge des artistes (l’hébergement par exemple),
- s’occuper du matériel de sonorisation,
- réaliser les démarches administratives nécessaires,
- lancer la promotion du concert.
La dernière étape consiste à effectuer la commercialisation de l’événement. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez créer une billetterie en ligne pour vendre vos places de concert. Il s’agit d’une solution sécurisée, moderne et efficace pour vendre les billets rapidement. Une billetterie en ligne mobilise peu de ressources humaines puisque les futurs spectateurs achètent leur ticket en quelques clics.
Comment obtenir des sponsors pour votre événement ?
Le sponsoring ne se limite plus à trouver un partenaire économique pour votre événement. Entre le sponsoring financier, le sponsoring matériel et le sponsoring de service, vous choisissez l’entreprise en fonction de vos besoins.
La première étape consiste à cibler des partenaires potentiels. Collaborez avec une entité qui partage les mêmes valeurs et les mêmes objectifs que les vôtres. Pour les convaincre, mettez cartes sur table. Expliquez ce que votre événement peut rapporter à votre potentiel sponsor.
Un échange de visibilité via des supports de communication, des points de vente personnalisés à leurs couleurs, la distribution d’échantillons ou de goodies, des jeux-concours… Détaillez ces points dans un dossier solide où vous présentez votre projet, vos besoins et votre offre.
Conseils pour que les participants vivent une expérience de concert réussie
Une bonne organisation conditionne la réussite de votre événement. Combinée à une gestion sans faille de la logistique, vous ne manquerez pas de satisfaire le plus grand nombre avec votre concert.
Le jour J, assurez-vous qu’il y ait un service de sécurité efficace. N’oubliez pas de prendre soin de vos différentes équipes en allant leur prêter main forte.
Les participants ont besoin de choses simples : de la bonne musique, une sonorisation d’appoint, quelques points de ravitaillement pour les boissons et la nourriture et surtout une très bonne ambiance. Faites de votre événement une expérience réussie grâce à une scène couverte, des écrans géants et pourquoi pas une captation vidéo de l’événement.